Breadcrumbs Image

Liderlik, Yönetim ve Kalite İç Değerlendirme Alt Komisyonu Toplantısı

Liderlik, Yönetim ve Kalite İç Değerlendirme Alt Komisyonu Toplantısı
Ekleme Tarihi :15.10.2023 21:21 Güncelleme Tarihi: 15.10.2023 21:21 Görüntüleme Sayısı :435
Osmaniye Korkut Ata Üniversitesi Liderlik, Yönetişim ve Kalite İç Değerlendirme Komisyonu, Kalite İç Değerlendirme konusunda Üniversitemiz Haziran-Eylül 2023 dönemini değerlendirmek ve iyileştirmeleri görüşmek üzere Komisyon Başkanı Doç. Dr. Banu TANRIÖVER başkanlığında 02 Ekim 2023 Pazartesi günü saat 11.00’da İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İktisat Bölümü toplantı salonunda bir araya geldi. Toplantıya Dr. Öğr. Üye. Ahmet DOĞAN, Dr. Öğr. Üye. Cihan UZUNÇAYIR, Dr. Öğr. Üye. Osman KARA, Dr. Öğr. Üye. Muhammed ORDU, Dr. Öğr. Üye. Serap TAŞKAYA, Dr. Öğr. Üyesi Emin Sertaç ARI, Dr. Öğr. Üyesi İrem KEFE, Dr. Öğr. Üyesi Melek YAĞCI ÖZEN, Strateji Geliştirme Daire Başkanı Müzeyyen AKÇA ve idari personelimiz Mehmet Ferhat ASLAN katıldı.

Toplantıda liderlik ve kalite, misyon ve stratejik amaçlar, yönetim sistemleri, paydaş katılımı ile uluslararasılaşma konusunda Üniversitemizin faaliyetleri, çalışmaları ve yapılabilecek iyileştirmeler görüşüldü. Toplantıda yapılan görüş ve değerlendirmeleri içeren kapsamlı bir rapor hazırlandı. Raporda bahsedilen bu hususlar ve önerilere ilişkin gelişmelerin ve izleme faaliyetlerine ilişkin önerilerin bir sonraki toplantıda ele alınmasına karar verilmiş ve gelecek toplantının 2023 yılı Aralık ayı içerisinde gerçekleştirilmesi planlanmıştır. Katılımcılardan gelen soruların yanıtlandığı, dilek ve önerilerin alındığı toplantı yaklaşık 180 dakika sürmüştür.
LİDERLİK, YÖNETİM VE KALİTE İÇ DEĞERLENDİRME KOMİSYONU KURUM İÇİ ÖNERİ RAPORU (EYLÜL-2023)
1. Liderlik ve Kalite
Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi, İç Kalite Güvencesi Mekanizmaları ve Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik ile ilgili komisyonumuz tarafından hazırlanan iyileştirme önerileri aşağıdaki gibidir:
• Üniversitemizde akademik ve idari personelin kurum aidiyetini geliştirecek sosyal etkinlik ve toplantıların düzenlenmesi ve personel niteliğinin geliştirilmesi amacıyla ‘’hizmet içi eğitimlerin’’ düzenlenmesi önerilmektedir.
• Akademik ve idari personelin kurumsal aidiyetinin geliştirilmesi açısından talep ve ihtiyaçların tespiti adına memnuniyet anketinde açık uçlu sorulara yer verilmesinin yerinde olacağı düşünülmektedir.
• Akademik personelin, terfi ve yayın potansiyelinin artırılmasını teşvik etmek bakımından ödül ve mükafat sisteminin geliştirilmesi ve homojenleştirilmesi yerinde olacaktır.
• Kurumun bir paydaşı olan öğrencilerin görüşlerini almak, talep ve önerileri üzerine fikir alışverişinde bulunmak, eğitimde kalitenin artırılmasına, geliştirilmesine, yaygınlaştırılmasına ve sürekli iyileştirilmesine katkıda bulunmak amacıyla Kalite Komisyonunda beşinci bir alt başlık olarak Öğrenci Alt Çalışma Grubu ve Öğrenci Birim Kalite Temsilciliği’nin oluşturulması önerilmektedir.
• İş dünyası, kamu ve özel sektör kuruluşları ve diğer paydaşlarla iş birliklerini geliştirmek, eğitim – öğretim müfredatı, araştırma projeleri, yenilikçilik ve girişimcilik faaliyetleri ve topluma hizmet konularında tavsiye niteliğinde kararlar almak ve tecrübe paylaşımında bulunmak üzere fakültelerde ve yüksekokullarda ilgili disiplin ve ihtisaslarla ilişkili dış paydaş veya sivil toplum kuruluşları, meslek kuruluşları temsilciliklerinden oluşan birim danışma kurullarının oluşturulması faydalı olacaktır. Bu sayede paydaşlarla sürdürülebilir iş birliğini sağlamak, ilişkileri geliştirmek ve tecrübe paylaşımında bulunma olanağı elde edilecektir.
• 2019-2020 yılından itibaren Yüksek Öğretim Kalite Kurulu (YÖKAK) mevzuatında yükseköğretim kurumlarının; eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, üretim-geliştirme fonksiyonlarının yanında toplum hizmeti-toplumsal katkı fonksiyonunu ayrı bir başlık altında öncelemektedir. Kurumun tüm birimlerin katkısıyla, dış paydaşlar ve gönüllü toplum bireyleri ile karşılıklı etkileşim ve güçlü iş birlikleri kurarak, toplumun gereksinimleri ve sorunlarını saptayarak hedef kitlelere eğitimler, paneller, çalıştaylar vb. faaliyetler ile toplumda farkındalık yaratarak, toplumun düzenli ve sürekli olarak gelişmesini sağlamayı amaçlayan ve bu faaliyetleri tek bir çatı altında koordine edilmesini sağlayacak Toplumsal Katkı Koordinatörlüğü’nün kurulması önerilmektedir.
• Kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik ile amaçlanan, kamuoyunu bilgilendirmenin ilkesel olarak benimsenmesi, hangi kanalların nasıl kullanılacağı tasarlanması, erişilebilir olarak ilan edilmesi ve tüm bilgilendirme adımlarının sistematik olarak atılmasıdır. Olgunluk düzeyi 3 olarak belirlenmiş ve 2021 yılından 2022 yılına değişiklik olmamıştır. Kurum tarafından yapılan tüm faaliyetlerin tanıtımı düzenli olarak web sayfasında ve sosyal medya adreslerinde yapılmaktadır. Kurumun bölgesindeki dış paydaşları, ilişkili olduğu yerel yönetimler, diğer üniversiteler, kamu kurumu kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, sanayi ve yerel halk ile ilişkilerini değerlendirmeye yönelik faaliyetler hakkında kurumun web sayfası ve sosyal medya hesapları üzerinden bilgi alınabilmektedir. Kurumun mali tabloları, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nın web sayfasında aylık olarak yayınlanmaktadır. Üniversitemiz Bilgi edinme birimi aktiftir. Bu başlıkta ilave olarak, mezun bilgi sisteminin aktifleştirilmesi önerilmektedir.
2. Misyon ve Stratejik Amaçlar
Komisyonumuz tarafından hazırlanan, Misyon ve Stratejik Amaçları iyileştirmeye yönelik öneriler aşağıdaki gibidir:
• Kurumdaki yönetişim modeli ve idari yapıda karar verme mekanizmalarında ilişkin uygulamalar izlenmekte örneğin, Personel tanımları, Risk tanımlarının alt birimlerin web sitelerinde yer alması gerekmektedir.
• Organizasyon şemasında, Web sitelerinde idari yöneticilerin görev tanımlarının yer almayışı, yönetişim modeli için sorun oluşturmaktadır.
• Fakülte ve bölümlerin iç kontrol standartları kapsamında puanının yükseltilebilmesi için akredite işlemi bulunmamaktadır.
• Akademik ve idari birimler ile yönetim arasında, süreç yönetiminin ve iş akışının takibinin yapılması gerekmektedir.
• Kurumlardan iş akış şemasının talep edilmesi önerilmektedir.
3. Yönetim Sistemleri
Komisyonumuz tarafından hazırlanan Yönetim Sistemlerini iyileştirmeye yönelik öneriler aşağıdaki gibidir:
• Süreç yönetimi bağlamında ilgili fakülte, yüksek okul ve buralara bağlı bölüm ve programların web sayfalarında iş akışlarının güncel hale gelmesi kaçınılmaz olarak görülmektedir.
• Ayrıca öğrenci numaraları ile ders kodlarındaki hane sayısı / kodlama gibi işlemlerin standardize edilerek buralarda yer yer yaşanan karmaşanın giderilmesi süreçlerin problemsiz işlemesi adına önemli bir iyileştirme olacaktır.
• Halihazırda ortak zorunlu derslerin verilmesi amacıyla kullanılmakta olan Uzaktan Eğitim Merkezi (UZEM)’nin Bilgi İşlem Daire Başkanlığından ayrı, özerk bir yapı olarak tesis edilmesi, teknik donanım ve altyapısı ile YÖK’ün müktesebatında bulunan uzaktan eğitim konseptine uygun hale getirilmesi özellikle lisansüstü dersler için uzaktan eğitim programları açabilme bağlamında kurumumuzun elini kolaylaştıracak bir adım olarak görülmektedir. Bu sayede gerek program gerekse öğrenci sayımızın artması gerçekleşebilir bir hedef haline gelecektir.
• Kurum içi bilgi sistemlerinin entegrasyonu (YÖKSİS ile AKBİS, OBS ile Microsoft Teams uygulaması eşleştirmesi) faydalı olacaktır. Entegre edilecek bu sistemlerin EBYS üzerinden personele duyurulması yerinde olacaktır.
• Mevcut derslerin kodlarında rakamlar ve harfler arasında olan veya olmayan boşluklar, büyük ve küçük harflerin kullanımındaki problemler öğrencilerin ders tekrarlarına sebep olabilmektedir.
• Öğrencilerin ders kayıtları sırasında farklı bölümlere ait dersleri görüyor olmaları ders seçimlerinde sorunlara sebebiyet vermektedir.
4. Paydaş Katılımı
Komisyonumuz tarafından hazırlanan Paydaş Katılımını iyileştirmeye yönelik öneriler aşağıdaki gibidir:
• OBS üzerinden öğrencilere uygulanan öğrenci anketinin tekrardan uygulamaya geçirilmesi hem akademisyenler hem de okulla ilgili geri dönüşlerin elde edilmesini kolaylaştıracaktır.
• Benzer şekilde OBS dışında öğrencilere dönük yapılan anketlerde çoktan seçmeli soruların yanında açık uçlu sorulara yer verilmesi talep, istek ve şikayetlerin üniversiteye erişimini hızlandıracaktır.
• Halihazırda OKÜMDER’e yönlendirilmiş olan mezunlarla ilişkiler ve etkileşim süreçlerinin yürütülmesi işinin üniversitenin resmi kanallar vasıtasıyla yerine getirilmesinin uygun olacağı kanaatindeyiz.
• Mevcut Mezun Bilgi Sistemi’nin aktif hale getirilerek mezunlarla etkileşimin artırılması yerinde olacaktır. Halihazırdaki sistemde sadece mezun sayılarını görebilmek mümkün. Bunun dışında mezuniyetlerinden sonra iş hayatlarına atılan öğrencilerimizin son durumlarını öğrenmemiz söz konusu olamamakta. Bu durum da mezunlarla okulumuz arasındaki bağların zayıflamasına neden olmaktadır.
• Bu sebeple mezunlarımızı ve aktif öğrencilerimizle bir araya getirecek mobil bir platformun yahut uygulamanın oluşturulması faydalı olabilir. Bu işin koordinasyonu için bilişim sistemleri ve bilgisayar mühendisliği bölümlerinden öğrencilerimizden yararlanmak bir yol olarak değerlendirilebilir. Ayrıca bu konuda Cumhurbaşkanlığı İnsan Kaynakları Ofisi ve üniversitemiz Kariyer Geliştirme Merkezi’yle entegrasyon yoluna da gidilebilir.
5. Uluslararasılaşma
Üniversitemizde uluslararasılaşma adına çaba gösterdiği görülmektedir. Bu noktada üniversitemiz bünyesinde yapılacak birtakım iyileştirmelerin sürece önemli katkılar sağlayacağı düşünülmektedir. Uluslararasılaşma noktasında komisyonumuz tarafından hazırlanan yapılması gerekli iyileştirmeler maddeler halinde sunulmuştur:
• Dış İlişkiler Birimi bünyesinde Erasmus kapsamında gelen ve giden öğrenci sayılarının dönemlik olarak güncellenmesi ve bunun ilgili web sayfasında sunulmasına özen gösterilmelidir.
• Gelen öğrenci çeşitliğinin artırılması gerekmektedir. Öğrenci çeşitliliğinin artırılabilmesi için üniversitemizin farklı coğrafyalarda tanıtılması önem arz etmektedir.
• Üniversitemizde bölümler bazında yapılan anlaşma çeşitliliklerinin artırılmasına ihtiyaç bulunmaktadır. Erasmus fakülte ve bölüm koordinatörlüklerinin ilgili disiplinlerde yapmış oldukları anlaşma sayılarının artırılmasının faydalı olacağı düşünülmektedir.
• Karşılıklı yapılan anlaşmalarda kolaylık sağlanabilmesi, uluslararası iş birlikleri açısından elimizin güçlenmesi için üniversitemiz internet sitesinin ve Dış İlişkiler Biriminin web sayfasının İngilizce versiyonunun hazırlanması gerekmektedir.
• Üniversitemizde yer alan her bölümde ders içeriklerinin ve gerekli bilgilerin İngilizce olarak hazırlanması ve web sitelerinin buna göre tasarlanması gerekmektedir.
• Üniversitemiz internet sitesi hazırlanırken yapılan çevirilerin profesyonel bir ekip tarafından hazırlanması/kontrol edilmesi gereklidir. Bu noktada üniversitemiz “Çeviri ve Redaksiyon Uygulama ve Araştırma Merkezi” nden faydalanılmasının sürece olumlu katkı sağlayacağı düşünülmektedir.
• Uluslararası yayın anlamında üniversitemiz akademik personeline destek sağlanması için “Çeviri ve Redaksiyon Uygulama ve Araştırma Merkezi” nin aktifleştirilmesi ve akademik personelin uluslararası yayınlarının teşvikinde proofreading imkânı sağlanmasının uluslararası yayınların artırılması noktasında fayda sağlayacağı düşünülmektedir.

Liderlik, Yönetim ve Kalite İç Değerlendirme Alt Komisyonu Toplantısı
Personel e-OKÜ Öğretim Üyeleri Mezunlar Ne Nerede? İletişim English Aday Öğrenci Koyu Tema