|
İÇ KONTROL SİSTEMİ
|
|
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun amacı, kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve malî saydamlığı sağlamak üzere, kamu malî yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm malî işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve malî kontrolü düzenlemektir.
|
|
Bilindiği üzere kamu mali yönetim sisteminde reform niteliği taşıyan 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında yapılan yasal düzenlemeler kamu idarelerine birtakım yükümlülükler getirmiştir. Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması bağlamında yönetime güç katan bu yasal düzenlemelerden biri de iç kontrol sisteminin kurulmasıdır.
|
|
A-İç Kontrolün Tanımı: İç kontrol, kurumun hedeflerine ulaşmasına makul güvence sağlamak üzere yöneticiler ve tüm personel tarafından gerçekleştirilen bir süreçtir.5018 sayılı Kanun’un 55 inci maddesinde; “İç Kontrol;
- Faaliyetlerin idarenin amaçlarına, belirlemiş politikalara ve mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak,
- Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
- Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulması,
- Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmaktadır.
|
|
Kanunda yer alan tanımdan da anlaşılacağı üzere İç Kontrol Sistemi; mali kontroller yanında mali olmayan kontrol usullerini de bünyesinde barındıran bir yönetim modeli olarak tasarlanmıştır. İç kontrolün yalnızca mali boyutuyla ele alınarak sistemin sadece birtakım faaliyetlerin kontrolü ve denetimi olarak görülmesi sistemin bütününe yönelik kavrayış ve algılama düzeyini olumsuz yönde etkileyecektir.
|
|
İç kontrol, en alt kademe çalışandan en üst yöneticiye kadar tüm kurum personelinin içinde yer aldığı, sadece belli bir periyoda ilişkin bir politika ya da uygulama değil, kurumun her kademesinde süreklilik gösteren bir faaliyet ve devam eden bir süreç olarak algılanmalıdır. Dolayısıyla iç kontrol, kurumların iş yapma usullerine sonradan eklenen bir yapı olarak değil, kurumsal organizasyonun ayrılmaz bir parçası olarak görülmelidir. İç kontrol, faaliyetlerin gerek belirlenen amaçlara gerekse ilgili mevzuat ve düzenlemelere uygun bir şekilde yürütülmesini amaçlar. Bu yönüyle kurumun belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur ve iyi işleyen bir İç Kontrol Sistemi amaç ve hedeflere ulaşılma yeteneğini makul düzeyde garanti eder.
|
|
B-İç Kontrolün Amacı: Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları;
- Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlamak,
- Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini sağlamak,
- Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini sağlamak,
- Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini sağlamak, · Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamaktır.
|
|
İç Kontrol Sistemi; etik değerleri, kurumsal organizasyon yapısını, personel performansını, planlama ve programlama faaliyetleri ile kurumsal amaç ve hedeflerin belirlenmesini, bu amaçlara yönelik olası risklerin tespiti ile bunlara karşı kontroller geliştirilmesini, raporlama sistemini, kurum içi ve dışı iletişim düzeyini ve nihayetinde sistemin kurulmasından sorumlu üst yönetimin, iç denetim aracılığıyla iç kontrolün işlerliğine ve performansına yönelik izleme ve değerlendirme yapma sorumluluğunu içerisinde barındırır. Yukarıda sayılan bütün unsurlar iç kontrol sisteminin bütününü oluşturur ve bu nedenle iç kontrol bir olay ya da olgu değil sürekliliği olan ve devamlı olarak güncellenmesi gereken bir yönetim modelidir.
|
|
İç Kontrol Sisteminin kurulması bizzat amaç olmayıp kurumun hedeflerine ulaşması sürecinde yararlanılacak bir araç olarak algılanmalıdır. Önemli olan nokta kurumun kısa ve uzun vadede belirlemiş olduğu amaçlarına ulaşmasıdır.
|
|
İç kontrol sadece yasal düzenlemeler ve yöntemlerden oluşmaz, kurumun her düzeydeki personeli ile etkileşim içinde oluşturulur.
|
|
İç kontrol belirlenen hedeflere ulaşılmasında bir araçtır ve kesin bir güvence değil makul bir güvence sağlar.
|
|
İç kontrol tek bir olay veya durum değil kurum faaliyetleri içine nüfuz etmiş hareketler zinciridir.
|
|
İç kontrol sistemi, yönetim sürecinin ayrılmaz bir parçası olarak yönetim işleviyle iç içe geçmiştir.
|
|
İç kontrol kurumun altyapısına yerleştirildiği ve kurumun bir parçası olduğu zaman en etkili durumdadır.
|
|
İç kontrolü kurumun işlevlerine göre sınıflandıracak olursak;
- Yönetsel kontroller; bütün kontrolleri kapsayacak niteliktedir. Kurum hedeflerini gerçekleştirmek için yararlanılan tüm plan, politika, usul ve uygulamalar bu kapsamda yer alır.
- İdari kontroller; yetkili personelin işlemlerin gerçekleştirilmesi ve karar alma süreçleriyle ilgili usul ve kayıtlardır.
- Muhasebe kontrolleri; varlıkların korunması amacıyla mali kayıtlarla ilgili usul ve belgelerdir.
Bu kontroller birbirinin alternatifi değil tamamlayıcısıdır. Çünkü etkin bir iç kontrol yapısı tüm kontrol biçimlerine ihtiyaç duyar ve bir kontroller karışımından yaralanır.
|
|
Standartlar içinde belirlenen genel şartların ve bu genel şartlar altında tespit edilen eylem ve faaliyetlerin uygulamaya geçirilmesi ile birlikte iç kontrol sistemi kendiliğinden oluşmaya başlayacak ve zamanla kurumun tüm süreçlerinde etkisini gösterecektir. Söz konusu standartların sağlanması, işlerlik kazanması ve planda yer verilen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucu çalışanların kurumsal süreçlerde gözleyeceği olumlu yansımalar ve alınan geri bildirimler zaman içinde İç Kontrol Sisteminin oluşmaya başladığının göstergesi olacaktır.
|
|
C-5018 Sayılı Kanuna göre genel olarak iç kontrol sorumluluğu nedir ve kimlere aittir?
|
|
İç kontrole ilişkin sorumluluklar ve sorumlular Kanunun farklı maddelerinde yer almaktadır. İç kontrolden öncelikleidarenin, başka bir deyişle idare içerisinde yer alanlar sorumludur. Yukarıda bahsedildiği gibi, iç kontrolün tanımı ve amaçları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 55 ve 56 ncı maddelerinde yer almaktadır. Belirlenen bu tanım ve amaçlar kapsamında olmak üzere bir idarede yer alan herkes, görevleri çerçevesinde iç kontrolden sorumlu olacaklardır. Aynı kanunun 57 nci maddesine göre, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için idarelerin üst yöneticileri ve diğer yöneticilerinin görev, yetki ve sorumlulukları çerçevesinde gerekli önlemleri almaları gerekmektedir.
Bu çerçevede, bir idarede yöneticilerin yeterli ve etkili bir iç kontrol sistemini oluşturma, izleme ve geliştirme sorumluluğu, diğer personelin ise oluşturulan iç kontrol sistemini işletme, uygulama sorumluluğu bulunmaktadır.
|
|
D- Harcama yetkililerinin iç kontrole ilişkin görev ve sorumlulukları nelerdir?
|
|
5018 Sayılı Kanunun 31. Maddesinde; bütçeyle ödenek tahsis edilen her birimi harcama birimi, bu birimin en üst yöneticisini harcama yetkilisi olarak tanımlanmaktadır. Buna göre, kendi birimlerinde iç kontrolü oluşturma, uygulama ve geliştirme sorumluluğu, üst yöneticinin (Üniversite Rektörü) gözetiminde, harcama yetkililerine aittir. Kanunun 32. Maddesinde harcama yetkililerinin sorumlulukları belirlenmiştir. Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludurlar. Bu sorumluluklar ise iç kontrolün tanım ve amaçları ile son derece uyumludur.
|
|
E-Gerçekleştirme görevlilerinin iç kontrole ilişkin görev ve sorumlulukları nelerdir?
|
|
5018 sayılı Kanun, bütçeden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiğini belirtmektedir.
Kanunun 33. Maddesinde giderin gerçekleştirilmesi ile gerçekleştirme görevlilerinin kimler olacağı belirlenmiş bulunmaktadır. Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. Giderlerin gerçekleştirilmesi harcama yetkilisinin ödeme emri belgesini imzalaması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.
Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler. Gerçekleştirme görevlileri, bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar.
|
|
F- İç kontrolün kapsamı mali işlerle mi sınırlıdır?
|
|
Hayır. 5018 sayılı Kanuna göre iç kontrol, mali ve mali olmayan kontroller bütünüdür. Dar anlamda mali işlem, bütçeye gelir kaydedilmesini veya bütçeden harcama yapılmasını gerektiren işlemler olarak tanımlanabilir. Oysa iç kontrol, idarenin faaliyetlerine ulaşmasını, faaliyetlerin mevzuata uygun bir şekilde ve ekonomik, verimli ve etkili yürütülmesini, zamanında tam ve güvenilir bilgi üretilmesini sağlayacak her türlü organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetim faaliyetini kapsamaktadır. Bu açıdan bakıldığında bir harcamayı gerektirmese dahi, bir idarenin teşkilatlanma biçimi, personel alımı, görev ve yetki dağılımı, eğitimi, performansının değerlendirilmesi, atanması, yer değiştirilmesi, hedeflerin belirlenmesi, risklerin ölçülmesi ve değerlendirilmesi, haberleşme, yazılım sistemleri vb. iç kontrolün kapsamına girmektedir.
|