Üniversitemiz Dijital Dönüşümle Birlikte Tasarruf, EBYS ile Çevre Dostu


Her geçen gün gelişen ve değişen teknolojinin etkisi her alanda kendisini gösterdiği gibi günümüzde kurumlarımızda da önemli ölçüde etki göstermiştir. Teknoloji etkisinin en önemli ölçüde hissedildiği alanlardan bir tanesi de belge yönetimi olmuştur.

Teknolojinin de olumlu etkisiyle Üniversitemiz 04.01.2016 tarihi itibariyle Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) 18.02.2016 tarihi ile Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine geçti.

Alışkanlıkların değiştirilmesi güç ve zaman isteyen bir süreç olmasına rağmen Üniversitemiz resmi yazışmaları yürüttüğü Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine geçmesiyle birlikte toplam evrak sayısı 05.10.2018 tarihi itibariyle 449.442 olurken toplamda 2 milyon 54 bin 88 sayfa sayısına ulaşıldı. Hayata geçirilen EBYS sistemiyle birlikte kağıt tasarruf miktarı hesaplandığında 2.054.887 x 0,00000562 (1 adet A4) = 11.491 kg kağıt tasarrufu sağlandığı hesaplanmaktadır.  Ayrıca Üniversitemizde kullanılmaya başlanılan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile kırtasiye malzeme (toner, kağıt, kalem vb.) kullanımları, posta giderleri, ulaşım, zaman, enerji tasarrufu, mekan alan tasarrufu ve insan gücünde çok büyük ölçüde tasarrufa gidilmiş ve kolaylık sağlanmıştır.

EBYS ve KEP’e geçilmesiyle birlikte Üniversitemizde düzenlenen programlar için hazırlanan afişlerin basılmayıp dijital ortamda yayınlanmasıyla da Üniversitemiz ülke ekonomisine katkı sağladığı gibi doğadaki büyük oranda ağaç kesiminin de önüne geçmiş ve personellerimizin daha etkin ve verimli bir şekilde çalışmaları sağlandı.

Üniversitemiz sağladığı 11 bin 491 kg kağıt tasarrufu ile 187 ağacı kesilmekten kurtarmış ve kağıt israfının önüne geçmiştir. Bu sonuç neticesinde Üniversitemiz toplam da 250 bin TL tasarruf sağlamış oldu.